1. 流程总览/ Process Overview
操作截图参考/ Visual References
2. 相关同事与职责/ Internal Roles
采购阿颖
负责公司自有产品下单、对接工厂、跟进生产和回货时间。
系统下单后确认生产与回货进度。采购健哥
负责外采产品报价与采购。
确认报价是采购价还是销售价；客户急出货时需提前提醒出货日期。小强
负责装柜事项、安排打包、安排装柜。
准备出货、确认装柜时间、打包方式、过磅数据时联系。祺哥
负责内外贸收货及点数，龙骨、螺丝、网带等货物经手。
涉及收货、点数、配件数量确认时联系。仓管彬
负责下单系统、兼顾收货、系统新增品名和客户名。
系统资料新增或收货相关问题时联系。Kathy
负责报关。
准备报关资料、确认报关方式、箱单、SO、口岸、关别时联系。大莹姐
负责对账。
装柜后整理单价、额外费用、海运费、装柜费等，确认后再做 PL & CI。3. 常用货代/ Common Freight Forwarders
| 货代 / Forwarder | 适用场景 / Use Case | 注意事项 / Notes |
|---|---|---|
| 洋洋通 | 拖车报关首选；南沙拖车资源较好；报关对产品熟悉。 | 适合常规南沙拖车和报关。 |
| 永越物流 | MSC 价格相对较好；非洲方向可询价。 | 报价时建议写明船司，避免客户后续异议。 |
| 宜选物流 | 东南亚价格有优势；可咨询散货 DDP、快递、欧洲铁路等。 | 适合多渠道物流询价。 |
| 宏源锦泰物流 | 山东出货物流。 | 山东出货时可询价。 |
| 天久物流 | 深圳拖车报关有优势。 | 当前部分业务不接，买单费用较高，使用较少。 |
| 宇昊物流 | 备选货代；部分特殊货物可咨询。 | 涉及敏感或不确定货物时，必须先做合规确认，不得隐瞒或误报。 |
| 广西全力物流 | 广西出货。 | 广西货物可找该货代。 |
| 捷讯通 | 国际快递、发文件、发样品。 | 文件和样品快递优先考虑。 |
| 汇汇商检 | 木材出口商检。 | 木制产品需确认是否需要商检，做完商检后才能报关出口。 |
4. 提单方式/ Bill of Lading Options
正本提单
收到正本后通过国际快递寄给客户。
关键：确认客户收件信息，寄出后保留快递单号。
电放提单 / Telex Release
通常需要电放保函，并按货代或船司要求盖章、扫描或寄回。
关键：电放前必须确认尾款已收齐或符合公司放货要求。
SWB / Sea Waybill
签发后通常无需正本资料，客户可直接提货。
关键：无特殊要求时一般不建议；必须先确认货款收齐。
任何放货相关操作必须以公司收款状态和财务确认为准。尾款未收齐时，不要提前放货或支付会导致放货的关键费用。
5. 海运报价与费用组成/ Sea Freight Quote
贸易术语 / Trade Terms
- EXW: 出厂价，通常不含税、不含运费。
- FOB: 产品价格 + 本地费 + 拖车报关费用。
- CNF: 产品价格 + FOB 本地费用 + 海运费。
- CIF: CNF + 保险费，欧美国家可按约 0.1% 估算，最终以实际为准。
费用核对 / Cost Check
- 订舱货代费用：海运费、DOC、THC、SEAL、EIR、操作费、电放费、VGM 申报费。
- 拖车报关费用：拖车费、报关费、过磅费。
- 可能额外费用：选柜、堆场提柜、商检、产地证。
- 海运费为美元时，需问货代付款汇率，并与财务确认人民币付款口径。
找货代问价时必须要求提供本地费用明细，并确认是否有两地装柜、超重、选柜、堆场、商检、产地证等额外费用。
6. 签单之后下单跟单 SOP/ After Order SOP
1. 客户下单后先转成中文内部资料
把客户订单内容翻译成中文，整理成装柜通知单格式，方便后续做装箱单、装柜计划和财务拿进项。
2. 及时在系统下单
每个订单先在系统完成下单，采购才能正式安排生产或采购。系统账号找仓管确认，下单后记得退出。
3. 跟进生产和回货进度
自有产品问采购阿颖，外采产品确认健哥是否已申请打款、是否已成功下单、物流预计时间。客户急出货时需提前提醒。
4. 提前做装柜计划
客户下单并同步采购后即可开始做装箱单和装柜计划。板材常见规格 1220x2440，可按托盘、板数、重量、柜型估算。
5. 订舱、SO、拖车与装柜时间
确认出货计划后安排订舱；拿到 SO 后确认截关、截补、VGM 截止时间；确定装柜时间后安排拖车。
6. 装完柜后的四件事
先做箱单给 Kathy 报关；确认提单显示内容；找大莹姐对账；对账完成后再做 PL & CI 给客户，并发送装柜图片。
7. 报关资料准备/ Customs Declaration Preparation
建议提前量：有出货计划时应提前准备，一般建议至少提前一周同步财务拿进项，并预留至少两天给报关。
- 确认报关方式：全部正报、一达通、自营出口等。
- 确认是否有阿里信保订单、SO、报关行、离境口岸、出境关别。
- 准备进项资料、装箱单，箱单需注明打包件数并分柜制作。
- 准备过磅数据；仓库过磅问小强，货代过磅则让货代提供。
- 如拼其他供应商货物，需要确认对方报关方式和报关重量，确保整柜过磅重量与报关重量逻辑一致。
报关必须如实、合规。客户送来的产品、敏感货物、食品、酒类、电池类、粉状/膏状/胶水类、防水材料等必须提前与负责人、货代、报关行确认。不得把不得出口、需特殊资料或敏感货物写成隐瞒、遮挡、少报、错报的操作指引；如需 MSDS、运输鉴定报告、商检、许可证等，必须先补齐资料后再安排出口。
8. VGM 与补料/ VGM & Shipping Instruction
- VGM 和补料截止时间通常接近，必须主动问货代截补时间。
- 错过或修改补料可能产生修改费，最终以船司或货代为准。
- 订舱时或下单前应尽早向客户确认提单方式：电放、正本或 SWB。
- 收货人资料通常包括公司或人名、地址、邮箱、电话。
- 货物信息中的品名、HS Code、件数、重量、体积需要核对，补料信息建议发客户确认后再提交。
- VGM = 货物过磅重量 + 柜重；柜重通常可在柜门查看。
9. 产地证等文件/ Certificate of Origin
如果客户要求产地证，可直接问货代是否可办理。货代通常会提供模板，业务按模板填写；如不确定信息，先问货代、财务或负责人，不要自行填写不确定内容。
10. 货代账单与付款申请/ Forwarder Bill & Payment Application
- 货代出账单后先检查费用明细。
- 对比前面本地费用参考范围，如有疑问必须问清楚。
- 费用明显偏高时可与货代沟通调整。
- 确认账单后要求货代盖章，再申请费用。
- 电放通常需要先支付相关费用，需结合客户尾款和预计到港时间提前安排。
- 申请付款建议预留一周时间。
- 客户尾款未收齐时，不要支付会导致放货的关键费用，先催客户付款并与财务或负责人确认。
11. 箱单、发票与客户文件/ PL, CI & Invoice
- 给客户的 Packing List 和 Commercial Invoice 按模板填写。
- 对账完成后再做 PL & CI，避免单价、数量、额外费用出错。
- 货代开发票如不确定税点或开票类型，可先让货代开草单给财务确认。
- 拖车费开票类型、其他费用开票要求以财务确认为准。
12. 客户送货、入仓与服务费/ Customer-Supplied Goods & Service Fee
- 客户送货到仓库一起装柜时，需要填写入仓单给客户。
- 采购单柜 3 万元以上，每柜给客户 3 立方免费装卸额度。
- 超过 3 立方部分，卸货费按 15 RMB/立方，装柜费按 30 RMB/立方。
- 货物免费存放 5 天，超过后按 2 RMB/天/立方。
示例：客户散货 10 立方，免 3 立方，剩余 7 立方可按 7 x (15 + 30) = 315 RMB 估算；实际金额以主管确认为准。
13. 报检 / 商检/ Inspection
- 法定检验商品需向出入境检验检疫机构报检，通常需要合同、发票、装箱单、厂检单等文件。
- 常见涉及产品：胶合板、欧松板、刨花板、吸音板、中纤板等木制产品。
- 复合板如以胶合板为基材，也可能按基材判断是否需要商检。
- 石膏板、水泥板、硅钙板等产品的退税、买单、正报成本需提前咨询财务或负责人。
- 客户送来的烟酒、食品、电池类、粉状/膏状/胶水类等产品必须先核实是否可出口及需要哪些资料。
本模块只做合规提醒，不提供规避报关、隐瞒货物、错报品名、逃避商检的操作指引。
14. 可复制客户话术/ Copyable Customer Messages
装柜时间确认后通知客户
Hi, we have confirmed the loading schedule for your order. The container loading is planned on [date]. We will keep you updated and share loading photos after the container is loaded.
装柜完成后通知客户
Hi, your container has been loaded successfully. We are preparing the packing list and commercial invoice for your confirmation. I will also send you some loading photos for your reference.
补料信息确认
Hi, please help confirm the consignee information, notify party, cargo description, and bill of lading type. The shipping instruction deadline is [date/time], so we need your confirmation as soon as possible to avoid amendment charges.
尾款提醒
Hi, the goods have been loaded and the shipping documents are being prepared. Please arrange the balance payment as agreed, so we can proceed with the release of documents smoothly.